Waarom ik voor AI-werk een vaste prijs reken

Code waar ik vroeger drie dagen over deed, staat met AI in een dag. Bij een uurtarief zou ik daarmee twee dagen omzet kwijtraken. Wie per uur factureert, verdient meer naarmate het werk langer duurt, en nu AI veel werk versnelt, wordt die regeling een straf op snelheid.

Daarom werk ik met een vaste prijs per resultaat, met een schriftelijke scope en een einddatum. De kosten van je AI-implementatie staan dan vooraf vast, en het risico van uitloop ligt bij degene die het best kan inschatten hoe lang het werk duurt. Dat ben ik.

Wat kost een AI-implementatie met een vaste prijs?

Bij mij begint het met een Scan van ongeveer een week, vanaf €1.995 ex btw. Daarna volgt een sprint van maximaal vier weken die één workflow naar productie brengt, tegen een vaste prijs die op papier staat voordat ik begin.

De prijs van die sprint noem ik pas na de Scan. In die week zie ik hoeveel materiaal er echt is, hoeveel uitzonderingen het proces heeft en met welke systemen het moet praten. Per pilot zeg ik of je hem moet killen, schalen of opnieuw bouwen. Een bouwprijs zonder dat werk is een prijs op aannames, en die komt later terug als meerwerk.

Waarom beloont een uurtarief uitloop?

Omdat de omzet van de leverancier meegroeit met elk uur, en niets in het contract zegt wanneer het genoeg is. Met kwade wil heeft dat weinig te maken. Ik heb extra werk zien opstapelen in trajecten waarin niemand vooraf had afgesproken wanneer je opnieuw beslist. Bij een uurtarief kost zo’n ontbrekend beslismoment de leverancier niets. De klant betaalt het.

Het grotere probleem zit in wie wat weet. De leverancier weet het best hoe lang iets duurt: welk deel routine is, wat AI versnelt, waar de uitzonderingen zitten. De klant kan zelden beoordelen of veertig uur nodig was of twintig. Een uurtarief legt het risico dus bij de partij met de minste kennis. Een vaste prijs legt het bij de partij die het kan inschatten, en dwingt die om vooraf scherp af te bakenen.

AI maakt die scheefheid groter. Een leverancier op uurbasis die met betere tools twee keer zo snel werkt, halveert zijn omzet voor hetzelfde werk. Veel reden om sneller te worden heeft hij dus niet. Bij een vaste prijs werkt het andersom. Gaat het sneller dan gepland, dan is dat mijn marge. Loopt het binnen de afgesproken scope uit, dan is dat mijn probleem. Jij betaalt in beide gevallen het bedrag dat je vooraf kende.

Wat moet er in een offerte met vaste prijs staan?

Minimaal een bedrag, een einddatum en een omschrijving van “klaar” die je kunt controleren. Dit is de lijst die ik zelf aanhoud, en die je bij elk bureau kunt opvragen:

1. Eén afgebakend resultaat. Bij mij is dat één workflow per sprint. Vraagt iemand om een compleet platform, dan begin ik met één toepassing.
2. Een definitie van done. Welke vragen het systeem beantwoordt, met welk foutpercentage, in welk systeem, en wie dat beoordeelt. Plus de meetmethode: welke gegevens, uitzonderingen en rekenregels tellen mee.
3. Een beslismoment op dag vijf. Simpele case: ik bouw door in week drie en vier. Gemiddeld: jij kiest tussen een simpelere automatisering nu of een groter traject. Complex: de korte vorm past niet, en we praten over een langer traject.
4. Wie de uitloop betaalt. Staat dat er niet in, dan betaal jij hem.
5. Een handtekening voordat het werk begint. Een goede relatie vervangt geen opdrachtbevestiging.

In mijn memo over 35+ implementaties staan tien vragen voor elk AI-bureau. Vraag zes gaat precies hierover: is de prijs vast of per uur, en wie betaalt de uitloop?

Wanneer is een vaste prijs de verkeerde keuze?

Als nog niemand kan opschrijven wat “klaar” is. Dat geldt voor open onderzoek, waarbij je nog niet weet of iets kan, voor een scope waar de klant zelf over twijfelt, en voor projecten waarbij de grenzen van een platform pas tijdens het bouwen zichtbaar worden.

Dat laatste heb ik meegemaakt: halverwege een implementatie bleek het platform niet alles te kunnen wat het ontwerp vroeg, en een vaste prijs op dat ontwerp zei toen weinig meer. Hoe je die grens vóór de start vindt, beschrijf ik in het AI-platform bepaalt het plafond.

Ik heb de vaste prijs ook zelf verkeerd ingezet. Een vierweekse vorm die ik eerder hanteerde, met training, analyse en een live automatisering, was lange tijd te ambitieus voor de prijs. Bij simpele cases lukte het. Bij complexere bleek pas in week twee of drie dat het lastiger lag, en dan begint het getouwtrek over scope. Het beslismoment op dag vijf komt daar vandaan.

Soms past een vaste prijs ook niet bij hoe een organisatie inkoopt. Sommige inkoopafdelingen nemen liever vaste dagen per week af, over een paar maanden, dan een offerte met vaste scope. Dat kan, als jouw inkoop dat vraagt. Het risico van uitloop ligt dan wel weer bij jou, en dat moeten beide partijen hardop weten. Onderhoud na de livegang heeft evenmin een natuurlijk eindpunt. Daarvoor werk ik met een retainer met een doel en een einddatum.

Hoe kies je tussen een uurtarief en een vaste prijs?

Kun je de definitie van done in één alinea opschrijven, vraag dan om een vaste prijs. Lukt dat niet, koop dan nog geen bouw. Koop eerst de onzekerheid weg tegen een klein vast bedrag, want daar is de Scan voor. Daarna weet je genoeg voor een vaste bouwprijs, of weet je dat dit project een andere vorm nodig heeft.

Vergelijk offertes daarna op het bedrag dat je maximaal betaalt, niet op het uurtarief. Een laag tarief zonder plafond kan duurder uitvallen dan een vaste prijs die hoger oogt. De drie vormen en hun prijzen staan op mijn pagina over AI-consultancy.